Tjekliste efter stiftelse af selskab

Opstart af selskab er både nyt og spændende. Opstart af selskab betyder også at du skal have styr på en række praktiske og lovpligtige ting, herunder krav til ansættelser, dit selskabs struktur, generalforsamlinger, forsikring og bogholderi. Vi har samlet en guide til dig som netop har stiftet et selskab.

Det kræver mange juridiske overvejelser at stifte et selskab. Disse overvejelser stopper ikke efter stiftelsen af selskabet, da du løbende skal sikre dig, at selskabet overholder alle regler og forpligtelser, som selskaber er underlagt i Danmark. Har du for nyligt stiftet din virksomhed, har vi skrevet et blogindlæg til dig, som sikrer, at du kommer godt fra start juridisk med dit nye selskab.

Overordnet plan for selskabet

Det er vigtigt at gøre sig tanker om, hvordan man ønsker at drive sin forretning fremover og sætte ambitiøse mål for selskabet. Med en forretningsplan i hånden får du et bedre overblik over din forretning, herunder en oversigt over selskabet produkter/ydelser, og dermed bedre chancer for at komme i mål med din forretningside. En forretningsplan kan sagtens ændre sig i takt med virksomhedens levetid.

Styr på bogholderi og regnskab

Bogholderi og regnskab er måske ikke det mest interessante emne, men det er afgørende for din virksomheds overlevelse, at der er styr på både indtægter og udgifter. Det indebærer bl.a. at indberette korrekt moms og skat til skattevæsenet, bogføring af indtægter og udgifter efter bogføringsloven samt udarbejdelse af årsregnskab.

Dette kan du gøre på egen hånd eller få en revisor til det, men det er vigtigt at loven overholdes, da det ellers kan føre til flere bøder og i værste fald nedlukning af din virksomhed. Overordnet skal du være opmærksom på: 

• Du er forpligtet til at bogføre indtægter og udgifter efter bogføringsloven samt gemme dem. 
• Der skal udarbejdes et årligt regnskab efter årsregnskabsloven. 
• Huske at gemme bilag på dine udgifter og indtægter som bevis overfor SKAT 
• Have styr på moms og skat - hvilken slags skat du skal betale?

Husk at kravene til dit selskab afhænger af dets selskabsform. 

Bogføringsmæssige krav til anpartsselskaber og aktieselskaber

Udgangspunktet er, at  alle erhvervsdrivende er bogføringspligtige ifølge bogføringsloven. Det er bogføringsloven, der bestemmer retningslinjer for bogholderier, og derfor skal du bogføre alle transaktioner, der er forbundet med din virksomhed.

Anpartsselskaber: Ofte står ledelsen for regnskabet. Dog skal du stadig være opmærksom på, at der stilles krav til udarbejdelse af årsrapporten for anpartsselskaber. Man har pligt til at bogføre, hvad man har til gode og hvad man skylder. Ledelsen i et anpartsselskab (ApS) er ansvarlig for at tilrettelægge en bogføring, der opfylder lovens krav herom.

Bogføringsloven af 24. maj 2022 stiller bl.a. krav om, at virksomheder skal bogføre digitalt, og at de skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedure. Alle erhvervsdrivende virksomheder i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold er omfattet af bogføringspligten. 

Ejerbog

Når et selskab stiftes, skal der hurtigst muligt oprettes en ejerbog. Det er selskabet, der skal sørge for, at ejerbogen bliver oprettet, og at den bliver ført med korrekte oplysninger. Ejerbogen er et lovpligtigt dokument, som alle kapitalvirksomheder skal udfylde, når selskabet stiftes. 

Ejerbogen skal bl.a. kunne identificere kapitalejerne, beholdning af kapitalandele og stemmerettigheder. Det vil sige at ejerbogen er virksomhedens egen dokumentation for hvem der er virksomhedens kapitalejere og panthavere, og hvor stor en andel de hver især ejer.

Følgende selskaber har pligt til at føre en ejerbog:

• Aktieselskaber (A/S)
• Anpartsselskaber (ApS)
• Partnerselskaber (P/S)
• Europæiske aktieselskaber (SE-selskaber)

Tilladelser

For at drive særlige typer af forretninger, er det lovpligtigt at der søges om visse tilladelser. Eksempelvis skal der søges tilladelse til:

• salg af fødevarer: husk også at følge fødevarelovgivning og have den korrekte tilladelse til det du sælger
• mekaniker: godkendelse af din kommunes tekniske forvaltning
• alkoholbevilling: se politiets checkliste og ansøgning kan indsendes her.

Forsikringer 

Har dit selskab styr på, om der er nogle lovpligtige forsikringer? Alle brancher er forskellige og kræver derfor forskellige forsikringer.

Som arbejdsgiver skal du altid sørge for, at dine ansatte er dækket af en arbejdsskadeforsikring uanset, om der er tale om fuldtids- eller deltidsansatte. For personligt ejede virksomheder/enkeltmandsvirksomheder, er det frivilligt at tegne en arbejdsskadeforsikring – dog kan dette altid anbefales. 

Som selvstændig, er det vigtigt ligeledes at være opmærksom på at tegne en erhvervssygdomssikring, som er dækket af Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring. Hermed sikrer du dine ansatte, hvis de skulle få en erhvervssygdom. 

Andre forsikringer som er værd at overveje er brandforsikringer, driftforsikring, transportforsikring osv.

Ansættelseskontrakt og ejeraftale

Hvis du har ansatte, skal du udarbejde ansættelseskontrakter, og hvis der er flere ejere af selskabet, anbefaler vi på det kraftigste en ejeraftale.

• Ejeraftale: Regulerer det interne forhold mellem ejerne i et ApS eller A/S
• Direktørkontrakt: En kontrakt mellem selskab og direktøren om ansættelsesforholdet. Denne skal registreres hos Erhvervsstyrelsen
• Ansættelseskontrakter til medarbejdere

Personalehåndbog

Som selskab, kan det være en god ide at en personalehåndbog, hvori vigtige retningslinjer og oplysninger fremgår. Det er ikke et krav at have en personalehåndbog, men typisk vil større virksomheden finde det hensigtsmæssigt med en personalehåndbog. Personalehåndbogen bør indeholde relevante oplysninger og retningslinjer, som medarbejderne skal kende. Det kan bl.a. være:

• Regler for håndtering af sygdom, herunder procedure om sygemelding. 
• Retningslinjer for efteruddannelse
• Retningslinjer for handel med værdipapirer
• Alkoholpolitik og alkoholpolitik
• IT- og e-mailpolitik 
• Barnets første sygedag
• Barsel

Krav om whistleblowerordning

Gennem whistleblowerordningen kan du indberette forskellige alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold, som du har fået kendskab til gennem dit arbejde. 

Etablering af en intern whistleblowerordning er siden den 17. december 2021 et lovkrav for alle arbejdsgivere i den offentlige sektor med 50 eller flere ansatte. Fra december 2023 gælder kravet også for private virksomheder med mellem 50-249 ansatte. Ved opgørelsen af ansatte medregnes bl.a. fuldtids- og deltidsansatte, ansatte med tidsbegrænsede ansættelseskontrakter (projektansættelser) samt vikarer.

Læs mere

Warrantordning

Som en del af din aflønning kan du blive tilbudt aktieoptioner eller warrants. 

Bestyrelseskontrakter og forretningsorden

En bestyrelse varetager den overordnede og strategiske ledelse i selskabet og holder øje med, at strategien bliver fulgt. For anpartsselskaber (ApS) er det frivilligt, om man vil have en bestyrelse (eller et tilsynsråd), mens det for aktieselskaber (A/S) er et krav. Når der skal indsættes en bestyrelse gøres dette på selskabets generalforsamling, og der udarbejdes en bestyrelseskontrakt til at regulere ansættelsesforholdet for hver enkelt  bestyrelsesmedlem.

Det er vigtigt at skabe klarhed over rammerne for samarbejde og få de væsentligste vilkår på plads i kontrakten. Kontrakterne hjælper overordnet parterne med at afstemme forventninger til samarbejdet. 

Forretningsorden 

En bestyrelse er forpligtet til at udarbejde en forretningsorden, hvis kapitalselskabet består af mere end et bestyrelsesmedlem. Det er revisors opgave at påse, at bestyrelsen udarbejder en forretningsorden. En forretningsorden er et dokument, der beskriver, hvad arbejdet som et bestyrelsesmedlem omfatter og sikre at arbejdet i bestyrelsen foregår på en hensigtsmæssig måde og på et oplyst grundlag. Der er ikke nogle overordnede lovkrav til indholdet af en forretningsorden, dog vil den ofte indeholde elementer som:

• Arbejdsdeling og arbejdsdeling
• Bestyrelsesformandens rolle
• Indkaldelse af bestyrelsesmøder
• Tilsyn og føring med direktionen 
• Tavshedspligt
• Inhabilitet
• Suppleanter
• Formandens arbejde
• Regnskabskontrol

Handelsbetingelser

Handelsbetingelser er de overordnede betingelser og vilkår for en handel. De er essentielle, hvis der opstår problemer eksempelvis vedrørende en påstand om mangler ved varen eller den leverede ydelse. Hvis du driver en webshop, skal du være opmærksom på, at din virksomheds handelsbetingelser skal ligge frit tilgængeligt for kunden. Der er ingen bestemte form- eller lovkrav til udarbejdelsen af handelsbetingelser. Alt efter hvilke produkter og ydelser selskabets tilbyder, skal der overholdes forskellige krav i bl.a. Købeloven, Forbrugeraftaleloven og E-handelsloven. Eksempler på indhold kan være:

• Virksomhedsoplysninger: information vedrørende virksomheden skal være tilgængelig. Det kan er f.eks. virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, som alt skal være tydelig af handelsbetingelser. 
• Priser og betaling: Den korrekte pris på varerne skal fremgå tydeligt, afgifter, moms m.m.
• Levering: Beskrivelse af hvor levering finder sted og leveringstiden. 
• Returnering af varer og fortrydelsesret: Informationer om fortrydelsesret eller mulighed for at returnere varen/ydelsen. Udgangspunktet er 14 dages fortrydelsesret og to års reklamationsret. 
• Databehandling 
• Klagemulighed og kontakt
• Persondata: Inkluder et afsnit i handelsbetingelserne, der beskriver behandlingen af kundedata. Dette skal også fremgå af persondatapolitikken. 

Privatlivspolitik

Privatlivspolitikken er et juridisk krav, der har til formål at oplyse den besøgende om, hvilke persondata hjemmesiden indsamler, hvordan, og hvem der behandler denne data. Privatlivspolitikken skal bl.a. også oplyse med hvilket formål kunders og besøgendes persondata bliver behandlet, og hvordan disse bliver opbevaret. Hvis din hjemmeside indsamler personlig data, er der krav om privatlivspolitik.

Databeskyttelsesforordningen (GDPR) stiller krav til din virksomhed om, at privatlivspolitikken tydeligt og forståeligt fremgår for brugerne. 

Cookiepolitik

En cookiepolitik er et nødvendigt værktøj for de fleste virksomheder, der har en hjemmeside. Cookiepolitikken er typisk en del af privatlivspolitikken og oplyser hjemmesidens besøgende om, hvordan deres persondata bliver behandlet og af hvem. Uden en cookiepolitik risikerer din virksomhed ikke at leve op til reglerne om cookies og personoplysninger, hvilket kan have føre til store bøder for din virksomhed.

Her skal det oplyses:

• hvilke cookies hjemmesiden bruger
• hvilket formål de enkelte cookies har
• hvem der ejer de enkelte cookies
• hvornår de udløber

Efterfølgende ændringer - måske et nyt navn?

I de fleste selskaber kommer der hen ad vejen et tidspunkt, hvor der skal ændres på større ting i selskabets juridiske forhold :

• ændring af navn, 
• ny revisor, 
• ny bestyrelse, 
• forhøjelse af selskabskapitalen eller 
• ændring af tegningsreglen. 

Da disse ændringer er omfattende, er det ikke bare noget, som direktionen eller bestyrelsen kan beslutte, da det kræver en vedtægtsændring, hvilket kun selskabets ejere kan gøre på en generalforsamling. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på at afholde en ekstraordinær generalforsamling, forud for vedtægtsændringen, hvor der laves et beslutningsreferat, som tillader vedtægtsændringen.

Ønsker du at starte virksomhed?

Hvis du sidder med drømmen om at starte din virksomhed, står Lexly klar til at hjælpe. Vi hjælper med at finde den rigtige virksomhedstype, hvad enten det er ApS, A/S eller enkeltmandsvirksomhed og hjælper dig med at komme godt i gang.

Leder du samtidig efter et regnskabsprogram, samarbejder vi med Visma. Vi tilbyder, i samarbejde med e-conomic, at oprette din virksomhed fuldstændig gratis, samtidig med at du får adgang til det mest populære regnskabsprogram, i Danmark.